انفجار ابر
انفجار ابر (cloud bursting) چیست؟
2018-10-07
محاسبات کوانتومی
محاسبات کوانتومی چیست؟
2018-10-08
نمایش همه

راه های محافظت از اسناد PDF کدامند؟

PDF

راه های محافظت از اسناد PDFکدامند ؟

فرمت های PDF محبوب ترین فرمت برای تبادل ها و آرشیو اسناد هستند. مدیریت اسناد در فرآیندهای دیجیتال

بر اساس فرمت PDF یک جایگزین بسیار امن دارد که با بسیاری از ابزارهای PDF حرفه ای در حال حاضر

توابع امنیتی است که می تواند با ابزار مناسب برای ایجاد یک گردش کار امن به پایان برسد.

 

در واقع، ۷۲ درصد از کارشناسان فناوری اطلاعات که توسط موسسه Ponemon مورد بررسی قرار گرفته اند

بر این باورند که امنیت اسناد می تواند در حفظ محرمانه بودن داده ها، صداقت، صحت، دسترسی و

قابلیت استفاده کمک کند.

 

چگونه می توان اسناد سازمان خود را حفظ کرد؟

حفاظت از بسیاری از اسناد که شرکت ایجاد، توزیع، ویرایش و ذخیره در طول چرخه عمر آن اسناد کار

بسیار دشواری است به ویژه هنگامی که تمامی اسناد کاغذی باشند اما اسناد دیجیتال هنگامی که امنیتشان

انجام می شود چالش های ویژه خود را پیش رو خواهند داشت.

تعدادی از راه های مختلف برای محافظت از اسناد PDF در تمام مراحل گردش کار وجود دارد تا اطمینان

حاصل شود که داده ها مورد سوئ استفاده قرار نمی گیرند.

 

حفاظت از رمز عبور

 

PDF ، دسترسی متمایز برای ایجاد، ویرایش، ذخیره، چاپ و خواندن اسناد PDF را امکان پذیر خواهد کرد.

از لحاظ حفاظت از رمز عبور، دو سطح لازم برای امنیت سطح کافی وجود دارد: اجازه برای

باز کردن یک سند و اجازه ویرایش آن.

حفاظت از سند در برابر باز شدن مهم است، اگر فقط یک گروه مشخص از گیرندگان مجاز به باز کردن آن باشد.

برای مثال :این که آیا اطلاعات محرمانه توسط ایمیل ارسال می شود در اصل، هر کسی که به ایمیل دسترسی

پیدا می کند می تواند سند رانیز بخواند. با این حال، اگر سند با یک رمز عبور امن شده باشد

تنها گیرنده واقعی در نظر گرفته شده دارای گذرواژه صحیح قادر به باز کردن آن خواهد بود.

 

چرا وقت آن است که اسناد خود را دیجیتالی کنیم؟

 

گذرواژه های مجوز نقش مهمی دارند، مخصوصاً هنگام کار با همکاران داخلی یا خارجی و یا در هنگام

برقراری ارتباط با مشتریان به عنوان مثال: اعضای تیم ممکن است قادر به مشاهده، چاپ و اضافه کردن نظرات به یک

طرح پروژه باشند اما نباید مجاز به حذف یا اضافه کردن صفحات به آن باشند.

 

به طور مشابه، مشتریان باید بتوانند فرم ها را پر کنند و اسناد را امضا کنند، اما متن را به هیچ وجه تغییر ندهند.

برخی از ارائه دهندگان پی دی اف امکان دارد که بیشتر از آن استفاده کنند و از رمزگذاری استفاده کنند تا

اطمینان حاصل شود که فایل های محافظت شده توسط افراد غیر مجاز قابل خواندن نیستند اما

مشکلات بالقوه ای که با رمزگذاری آشنا هستند، از قبیل رعایت استانداردهای انطباق مختلف و اینکه آیا

رمزگذاری توسط برنامه های PDF قدیمی قابل تشخیص است وجود دارد.

 

حذف اطلاعات محرمانه

 

در بسیاری از موارد، قبل از انتشار یک سند برای محافظت از آن، داده های شخصی باید در یک فرآیند که اغلب

به عنوان اصلاحیه بیان می شود، حذف شود.

به اندازه کافی ساده نیست که یک خط سیاه را در اطراف اطلاعاتی که باید پنهان شود، قرار دهید، به عنوان یک

کاربر PDF با تجربه، به راحتی می تواند این خط را دوباره حذف کند. در عوض، اطلاعات باید به طور دائم حذف شود.

اصلاح بخش مورد سوال به سادگی نشان می دهد که اطلاعات حساس حذف شده است به ویژه برای مقامات و سایر

نهادهای دولتی که طبق قانون مورد نیاز است، مشخص می شود که اطلاعات حذف شده است.

 

همه شرکت های خصوصی باید اطلاعات شخصی را که تحت حفاظت از داده ها قرار دارند، اداره کند و نباید به

اشخاص ثالث منتقل شوند.

 

عواقب ناشی از عدم رعایت مقررات GDPR شدید است. بنابراین، یک ابزار PDF باید بتواند این اطلاعات را

به طور دائمی از راه ردیابی حذف کند، از جمله ابردادها و اطلاعات مخفی که به طور بالقوه نشان داده می شود.

امضاهای مبتنی بر گواهی

 

این امر به طور چشمگیری برای امضای اسناد با یک شناسه دیجیتال معمول است که تقریباً مربوط به

امضای یک سند کاغذی است.

اگر تغییرات غیر مجاز پس از امضای یک سند انجام شود، امضای دیجیتال نامعتبر است.

مدارک ممکن است چندین بار توسط افراد مختلف امضاء شود. هنگام تصمیم گیری بر روی ابزار PDF، بهتر است که

برنامه ای را انتخاب کنید که نه تنها اسناد را امضا می کند، بلکه یک نشانه زمانی تایید شده با دیجیتال مهر می شود.

شناسه های دیجیتالی نه تنها به یک راه حل PDF برای تأیید اعتبار اسناد امکان می دهد، بلکه از آنها محافظت نیز می کند.

این یک فرآیند شناخته شده به عنوان گواهینامه است که اجازه می دهد صاحب سند یک امضاءداشته باشد و حفاظت از

سند را در همان زمان اعمال کند.

این شخص میتواند سند را به طور کامل قفل کند یا اجازه دهد اقدامات خاصی برای دیگران مانند پر کردن فرم یا

نظر دادن در دسترس آنها باشد.

صبا هاست

نظرات بسته شده است

enamad
EVSSL